スムーズなWEBサイトの新規製作・リニューアルへ
WEBサイトの新規製作やリニューアルをする話題。数多く経験したご担当者はそれほど多くないと思います。
何を準備したらいいのかわからない・・・そういったご担当者にお役立ていただけるご案内です。
作りたいWEBサイトの要件をまとめる
コンペをするならオリエンシートの準備が最も重要
オリエンシート
「オリエンシート」と聞くとずいぶん大がかりな社内ヒアリングをしたり面倒な話と思われるかもしれませんが、実はそれほど難しいものではありません。 基本的な要件はご担当者様ならある程度理解しているかと思われる内容をA4用紙1枚にまとめるだけの作業です。
もっとわかりやすく説明するのであれば、私たちWEB制作会社が聞きたいと思っている内容をまとめるのです。
まとめていただきたい内容は以下のとおりです。
- リニューアルの目的
- リニューアルに至った背景及び課題
- 現行のWebサイトの課題点
- プロジェクトのゴール（目標）
- ターゲット
- 特にターゲットに訴求したいこと
- 自社の強み
- 競合企業
- サイト公開希望日
- 予算
- 提案依頼内容
さらに細かい内容はヒアリングで収集することになりますが、まずはこの情報があればWEB制作会社はある程度の見積もりが作れます。
この作業の目的
我々WEB制作会社はこの内容を多くの場合口頭でご担当者からお聞きします。しかし、複数社とコミュニケーションをしているうえで追加要件が発生してきてしまいます。これが後々問題になります。
つまり、初期段階でヒアリングしたWEB制作会社は後でヒアリングした会社より要件内容が少なかったり、話をした内容に隔たりができ最終的にご担当者の方の考えがまとまった時点では各社古い情報を持ったまま見積もりや提案を企画します。
しかも口頭であるがゆえに、各社に伝える内容がさらに不安定になります。
結果的に口頭で情報を通知することでバラバラの見積もりが返ってきて、比較検討することが難しくなります。
もしかしたら初期段階でヒアリングに来た会社も素晴らしい提案ができたかもしれません。
ヒアリングは自由にしても問題ないとは思いますが、コンペに参加する各社共通のオリエンシートの情報提供が結果的にご担当者の業務量軽減につながります。
承認フローの確立
担当者レベルから決定権限のある責任者への流れの確立
承認フローの確立
WEBサイトリニューアルや新規製作において実際によくあるケースです。
「社長に見せたら、全然ダメって言われました・・・」
これが初期段階の話であればなんとか取り返しがつきますが、完成間近のところで全面やり直しになると製作費は2倍に跳ね上がります。
これを回避するために社内承認フローの確立は必須です。
確かに、社内承認フローを意識して制作を進めていただいているとは思いますが最終承認フローが社長であるケースが多く、社長と連絡がつかなくて制作を継続させて承認をパスしてしまうことがあります。
忙しい社長の承認を得るのも大変ですが、こだわりの強い性格の社長の場合は要注意です。
その場合は必ず代理の最終承認者を立てるようにしてください。
この作業の目的
WEBサイトの制作フローにおいて最も時間を要することは打ち合わせでありポイントポイントで承認を得るプロセスです。
一歩ずつプロセスを経ていくことを面倒と思わず、承認フローがスムーズに進まないのであれば待ってもいいと思います。
その先にドンデン返しが待っているより社長承認を待ったほうが時間的費用的なダメージは最小ですみます。
サーバー情報の確認
サーバー情報は早い段階で確認して損はありません。
サーバー情報の確認
御社のサーバー情報は把握されていますか？
サーバーは家を建てるときに例えると「土地」に相当します。
意外にもどこに御社のホームページが設置されているのか理解されていないご担当者が多いです。
土地のことを忘れて、どれだけ素晴らしい家を設計しても、そこに建てる土地がなければ意味がありません。
最悪の場合、新たなサーバーを手配しなくてはならない場合もあります。
もしお手元にサーバー情報が無い場合以下の調査をお願いします。
まずは、サーバーの権利は誰が持っているかが重要です。
- 既存のWEB会社のサーバーを使っている
- 自社でレンタルサーバーを契約している
自社でレンタルサーバーを契約している場合は、システム担当に聞いていただくか、契約時の書類やメールが残っているはずですので調査することで多くの場合問題解決が可能ですが、既存のWEB会社のサーバーを使っている場合は少し話が複雑になります。
WEB会社が持っているサーバーの多くは複数の他社ホームページと一緒に格納されているので、そこに勝手に入ってWEBサイトを構築することは不可能です。
いってみれば集合住宅のようなものです。
この場合はサーバーを新たに契約して引っ越し時の電話番号と同じようにドメインを移管する必要があります。
集合住宅から一軒家に引っ越しすることと同じです。
※ドメインの移管作業は弊社でもお手伝いいたしますのでご安心ください。
WEBサイトを表示させるサーバーの移管はこれでおおよそ完了しますが、少々面倒なのはメールです。
メールもおそらく同じサーバーで管理していると思いますので、メール設定を新しいサーバーでやり直す必要があります。
複数のメールアドレスの設定を新しいサーバーの設定にすることは少々手間がかかりますが、メールソフトを数か所書き換えるだけなのでマニュアルを作成してメールアドレス所有者に配布することで対応は可能と思います。
メールソフトの書き換えが難しい場合にはWEBサーバーとメールサーバーを別々に運用し、メールは既存のサーバーを使いながらWEBサイトだけ新しいサーバーで運用する方法もあります。
この場合はサーバーを二つ契約継続しなくてはならないのでコスト的なデメリットがあります。
この作業の目的
公開直前になってサーバー情報がわからない事態になると時間がかかってしまい公開が遅れてしまうことも考えられます。
早い段階でサーバー情報をまとめておくことで、スムーズな制作から公開へ進むことができます。
さらに、WEBサイトの開発環境も同じサーバーで可能になるので不具合の心配もなくなるなどメリットは複数得られます。
