お問合せフォーム×スプレッドシート連携で業務を自動化する完全ガイド

「お問合せフォームの内容をどうやって効率的に管理すればいいのだろう」
「スプレッドシートにまとめたいけれど、手作業は大変」
このようなお悩みはありませんか？

お問合せフォームとスプレッドシートを自動連携することで、情報の整理・共有・分析が格段に楽になります。設定もノーコードで可能なため、専門知識がなくても導入できます。

この記事では、フォームとスプレッドシートをつなぐ方法やおすすめツール、さらに業務効率化につながる活用術をわかりやすく解説します。フォーム管理に課題を感じている方は、ぜひ最後までご覧ください。

お問合せフォームのデータをスプレッドシートに自動で展開する方法とは？

お問合せフォームを設置することで、顧客からのメッセージや相談内容を受け取ることができます。ただし、そのデータをどのように整理し、管理するかによって、業務の効率に大きな差が生まれます。 中でも注目されているのが、フォームで受信したデータをスプレッドシートに自動で展開する方法です。これにより、情報の取りこぼしを防ぎ、管理の手間も大幅に削減できます。 まずは基本となる「お問合せフォームのデータとは何か」から順に、メリットや自動化の必要性まで、段階的に理解を深めていきましょう。

そもそもお問合せフォームのデータとは？

お問合せフォームのデータとは、ウェブサイト上に設置された入力欄に、訪問者が記入した情報のことです。例えば以下のような項目が含まれます。

• 氏名
• メールアドレス
• 電話番号
• お問合せ内容
• 希望連絡時間

これらは「ユーザーからの直接の入力情報」であり、会社にとっては貴重なコミュニケーション手段です。手動で確認しても問題はありませんが、件数が増えると処理が追いつかなくなります。 そのため、入力されたデータをわかりやすく一覧にして管理できる形に変換する必要があります。 フォームに入力された内容は、そのままだと見落としや重複の原因になります。そこで活用したいのがスプレッドシートです。次の項目では、そのメリットについて詳しく解説します。

スプレッドシートに展開するメリットとは？

お問合せフォームの内容をスプレッドシートに展開すると、次のようなメリットがあります。

• 情報を一覧で確認できる
• 検索やフィルターで絞り込みができる
• チーム全員で同時に確認できる
• データの分析やグラフ作成が可能になる

たとえば、月ごとのお問合せ件数を集計したり、特定のキーワードを含む内容だけを抽出したりといった作業が、スプレッドシートなら簡単に行えます。 メールで個別に届くお問合せ内容は、見逃しや対応漏れが起きやすくなります。一方、スプレッドシートにまとめることで、管理が一元化され、業務のスピードと正確性が大きく向上します。 つまり、スプレッドシートへの展開は、情報の見える化とチーム全体での共有を可能にする強力な手段なのです。

手動と自動の違い｜自動化すべき理由

お問合せデータをスプレッドシートにまとめる方法には、「手動」と「自動」の2種類があります。 手動とは、メールで届いた内容を1件ずつ手入力する方法です。一方、自動とは、フォームに入力された内容がスプレッドシートに自動で記録される仕組みです。 自動化をおすすめする理由は、以下のとおりです。

• 入力ミスが減る
• 作業時間を短縮できる
• 対応スピードが上がる
• 誰がいつ入力したか履歴が残る

手動では、コピー＆ペーストのミスや入力漏れが頻発します。毎日の作業が積み重なると、時間も労力も大きな負担になります。 自動化することで、正確に、すばやく、そして誰でも同じようにデータを扱えるようになります。 業務効率を上げたいのであれば、早い段階で自動化の仕組みを取り入れるべきです。次章からは、具体的なツールや設定手順について紹介していきます。

自動連携できるおすすめのフォームサービス3選

お問合せフォームとスプレッドシートを連携させるには、ツールの選定が重要です。手間をかけずに自動化を実現するためには、最初からスプレッドシートと相性の良いフォームサービスを使う必要があります。 ここでは、実際に多くの人が使っているおすすめのフォームサービスを3つ紹介します。それぞれの特徴とメリットを確認することで、自社の目的に合ったサービスを選ぶ手助けになります。

Googleフォーム × スプレッドシートの組み合わせ

Googleフォームは、スプレッドシートと最も相性が良いフォームサービスです。特別な設定をしなくても、回答内容が自動的にスプレッドシートに記録される仕組みが用意されています。 この連携の強みは次のとおりです。

• Googleアカウントがあれば無料で使える
• 回答データがリアルタイムでスプレッドシートに反映される
• 複数人で同時に確認・編集できる

使い方も非常に簡単です。Googleフォームを作成し、画面上部にある「回答」タブから「スプレッドシートのアイコン」をクリックするだけで、自動的に連携されます。 初心者でもすぐに使いこなせるこの組み合わせは、費用をかけずにデータ管理を自動化したい人に最適な選択肢です。

formrun（フォームラン）のスプレッドシート連携機能

formrunは、企業向けに設計された高機能なフォーム作成ツールです。特に、お問合せ管理や営業支援を視野に入れた運用に強みがあります。 formrunでは、次のような方法でスプレッドシート連携が可能です。

• CSVファイルでエクスポートしてスプレッドシートに読み込む
• Zapierなどの外部ツールを使ってリアルタイム連携する

Zapierとは、異なるツール同士をつなぐ自動化ツールのことです。formrunとGoogle SheetsをZapierでつなぐことで、formrunに届いたデータを即時でスプレッドシートに記録できます。 formrunは、データの可視化やメール通知なども充実しており、業務フローを一括で効率化したい場合に向いています。

TypeformのGoogle Sheets自動連携

Typeformは、デザイン性に優れたフォーム作成ツールです。選択肢が動的に変化するなど、回答者にとって使いやすい画面構成が特徴です。 このサービスでは、Google Sheetsとの直接連携機能が標準で用意されています。設定も非常にシンプルです。

• Typeformの設定画面から「Connect」機能を選ぶ
• Googleアカウントと接続する
• 連携先のスプレッドシートを選ぶ

これだけで、フォームに入力された内容が自動でスプレッドシートに追加されていきます。 視覚的に美しいフォームを使いたい人や、ユーザー体験を重視した設問設計を行いたい企業には、Typeformが非常に有効です。

Googleフォームを使ってお問合せ内容をスプレッドシートに自動保存する手順

Googleフォームは、誰でも簡単にお問合せフォームを作成できる便利なサービスです。特に、Googleスプレッドシートとの連携機能が標準で備わっているため、入力されたデータを自動で一覧管理することが可能です。 ここでは、Googleフォームの作成からスプレッドシートへの紐付け手順、データの確認方法、うまく反映されないときの対処法まで、段階を追って説明します。

Googleフォーム作成〜スプレッドシート紐付けまでの流れ

Googleフォームを使ったスプレッドシート連携は、初めての方でも迷わず設定できます。以下の手順で操作してください。

1. Googleドライブにアクセスする
2. 「新規」ボタンから「Googleフォーム」を選択
3. フォームに必要な質問項目（名前・メールアドレスなど）を作成
4. 上部タブの「回答」をクリック
5. 緑色のスプレッドシートアイコンを押す
6. 「新しいスプレッドシートを作成」または「既存のスプレッドシートを選択」を選ぶ

この操作を行うことで、フォームに送信された内容がリアルタイムでスプレッドシートに保存されるようになります。初回の設定のみで済むため、2回目以降は特別な操作は必要ありません。 操作に迷いがない設計のため、初心者でも安心して導入できます。

回答データの確認方法とリアルタイム更新の仕組み

Googleフォームとスプレッドシートを連携すると、送信された回答はスプレッドシートにすぐ反映されます。確認方法はとても簡単です。

• Googleフォームの「回答」タブからスプレッドシートを開く
• 最新の回答が一番下に自動で追加される
• スプレッドシート上で並び替えやフィルターの操作も可能

この仕組みでは、フォームが送信されるたびに、Googleのシステムがデータをバックグラウンドでスプレッドシートに書き込む処理を行っています。 誰かがフォームに入力した直後にスプレッドシートを開けば、すでに最新の情報が追加されているのが確認できます。人の手を介さずに済むため、見逃しや入力ミスの心配もありません。 常に最新のデータをスプレッドシートで確認できることで、対応の迅速化と業務の効率化が実現します。

スプレッドシートに自動反映されないときの対処法

まれに、フォームを送信してもスプレッドシートにデータが反映されないことがあります。その原因と対処法を以下にまとめました。

• スプレッドシートとの連携設定が外れている → フォームの「回答」タブでスプレッドシートアイコンを再設定
• Googleアカウントのログイン状態が不安定 → 一度ログアウトし、再ログインしてからフォームを確認
• ブラウザのキャッシュが影響している → キャッシュを削除するか、別のブラウザで操作
• フォームの編集権限がない状態で操作している → 編集者権限を持つアカウントで確認

これらの対処法を試しても解決しない場合、Googleのサポートページを確認するか、別のフォームとスプレッドシートでテストしてみると問題の切り分けがしやすくなります。 不具合の原因を一つずつチェックし、確実に連携設定を再構築することが重要です。

外部フォームサービスとスプレッドシートを連携させる方法【Zapierなど】

Googleフォーム以外のフォームサービスを使いたい場合でも、スプレッドシートとの自動連携は可能です。formrunやTypeformのようなツールでは、標準では自動連携が備わっていないこともあります。 そのような場合は、「Zapier」や「Make（旧Integromat）」といった外部ツールを使うことで、フォームとスプレッドシートをつなぐ自動化が実現できます。 ここでは、具体的な連携手順と、連携時に気をつけるべき点を詳しく解説します。

Zapierを使ったformrun・Typeformとの連携手順

Zapierとは、異なるWebサービスを自動でつなぐ「連携自動化ツール」のことです。コードを書くことなく、設定だけで複数のツールをつなぐことができます。 formrunやTypeformとGoogleスプレッドシートをZapierでつなぐ手順は以下のとおりです。

1. Zapierのアカウントを作成
2. 「Zap」の作成画面を開く
3. 「Trigger」にformrunやTypeformを設定
4. 「Action」にGoogle Sheetsを選ぶ
5. GoogleアカウントとZapierを接続
6. スプレッドシートとシート名を選び、反映するカラムをマッピング
7. Zapをオンにする

設定が完了すると、フォームに新しい回答が届くたびに、スプレッドシートに自動で記録されます。formrunの場合はWebhooksを利用して連携を実現するため、設定方法が若干異なりますが、Zapier側でガイドが表示されるため迷うことはありません。 Zapierは多くのサービスに対応しているため、業務全体の自動化にも応用できます。

Make（旧Integromat）によるワークフロー自動化例

Make（旧名：Integromat）は、Zapierと並んで人気のある自動化ツールです。より柔軟な設定や複雑な処理が可能なため、業務フロー全体を可視化しながら設計したい場合に適しています。 たとえば、次のような自動化が実現できます。

• Typeformで入力された内容をスプレッドシートに記録
• その後、自動で担当者にSlack通知を送信
• 入力内容をGmailでサンクスメールとして返信

Makeでは、ビジュアルエディタで「ノード」と呼ばれる各処理をつなげるだけで設定できます。条件分岐やエラー処理なども細かく指定できるため、エンジニアに頼らずに複雑な処理が構築可能です。 複数の工程をまとめて自動化したい場合は、ZapierよりMakeの方が適しているケースも多いです。

外部ツール連携時の注意点とセキュリティ対策

便利な外部連携ツールですが、使用する際には次のような注意点があります。

• 個人情報を含むデータを外部サーバーに送信するリスクがある
• API接続の認証情報が漏れると第三者に悪用される恐れがある
• 無料プランでは連携回数や履歴保存に制限がある

セキュリティ面では、次の対策を講じることが重要です。

• ZapierやMakeで使うアカウントには2段階認証を設定
• 不要な連携は定期的に削除する
• 連携先の権限を必要最小限に設定する

便利さの裏にはセキュリティリスクも潜んでいます。自社の運用ルールに合った管理体制を整えて、安全に使いましょう。

コーディング不要！ノーコードで実現できるフォーム自動連携ツールとは？

システムの専門知識がなくても、業務を自動化できる「ノーコードツール」が注目を集めています。プログラミングをせずにフォームとスプレッドシート、さらには他のサービスをつなげられる点が魅力です。 ここでは、ノーコード自動化ツールでできることや、Airtable・Notionといった人気ツールとの連携、チームでの通知設定について紹介します。

ノーコード自動化ツールでできること

ノーコードとは、プログラムを書かずにアプリや自動処理を作る仕組みです。その中でもZapierやMakeなどの自動化ツールを使えば、次のような処理が誰でも設定できます。

• フォームに入力された内容をスプレッドシートに保存
• 入力後すぐにSlackやメールで通知
• 回答内容をGoogleカレンダーに予定として追加

これらはすべて、画面上で「つなぎたいサービス」と「処理内容」を選ぶだけで設定できます。複数の作業を一連の流れとして自動化できるため、日々の業務にかかる時間を大幅に削減できます。 ノーコードツールを使うことで、IT担当者がいない現場でもデジタル化を進めることが可能になります。

AirtableやNotionとの連携も視野に入れよう

スプレッドシートだけでなく、AirtableやNotionといったツールとも連携可能です。これらのツールは、より柔軟で視覚的な情報管理を求める場合に適しています。

• Airtable：見た目はスプレッドシートに近く、データベース機能が強い
• Notion：情報整理に優れ、タスク管理やメモ機能を兼ね備えている

たとえば、フォームの回答内容をAirtableに保存すれば、プロジェクト別・担当者別にデータを分類できます。Notionに連携すれば、お問合せ内容を顧客対応ページにそのまま転記でき、社内共有がスムーズになります。 ZapierやMakeなどのノーコードツールを使えば、こうしたツール間の連携も簡単に構築できます。 データ管理の柔軟性を求める場合は、AirtableやNotionの活用を積極的に検討すべきです。

チームでの運用に便利な通知・連携方法（Slack・メールなど）

フォームに入力された情報をリアルタイムでチーム全体に共有するには、通知の設定が不可欠です。Slackやメールとの連携によって、誰がどの情報に対応すべきかをすぐに把握できます。 代表的な通知連携は次のとおりです。

• Slackの指定チャンネルに自動で投稿
• Gmailで特定の担当者に通知メールを送信
• Microsoft Teamsのトークルームに自動通知

これらの通知は、フォームサービスやノーコードツールの設定画面から簡単に追加できます。通知内容も自由にカスタマイズできるため、「名前」「日時」「内容」のような重要な情報だけを抜き出して送ることも可能です。 情報の共有が即時に行える環境は、顧客対応のスピードと正確さを大きく向上させます。

お問合せフォームとスプレッドシート連携に関するよくある質問（FAQ）

フォームとスプレッドシートを連携させることで、業務の効率化が進みます。ただし、実際に運用してみると「データが反映されない」「入力ミスが不安」「セキュリティは大丈夫か」といった疑問が出てきます。 ここでは、よくある3つの質問とその解決策を紹介します。

連携が途中で止まる原因は？

フォームとスプレッドシートの連携が途中で止まる場合、次のような原因が考えられます。

• インターネット接続の不安定
• Googleアカウントのセッション切れ
• 連携先スプレッドシートが削除・移動されている
• スプレッドシートのセルに手動で変更を加えた

特に多いのが、「スプレッドシートの構造を途中で変更したケース」です。フォームから自動で記録されるセルに手動で文字を加えたり、列の順番を変えたりすると、連携がうまくいかなくなります。 トラブルが起きたら、まず連携設定を再確認し、スプレッドシートの構造を見直すことが重要です。

フォームの入力ミスがある場合はどうなる？

フォームの入力内容に誤りがあった場合でも、スプレッドシートにはそのまま保存されます。つまり、間違った情報も正確に記録されるという点に注意が必要です。 このような事態を防ぐためには、以下のようなフォーム設計が効果的です。

• メールアドレス欄に「形式チェック」を設定
• 電話番号欄に「数字のみ」を指定
• 必須項目にして入力漏れを防止
• ラジオボタンやプルダウンで選択肢を限定

Googleフォームやformrunには、こうした入力制御機能が備わっています。事前に設定しておけば、記入ミスのほとんどを防ぐことができます。 正しいデータを確実に記録するには、フォーム設計の段階で入力ミスを予防する工夫が必要です。

セキュリティ面で気をつけることは？

フォームとスプレッドシートを連携する場合、個人情報の取り扱いが発生するため、次のようなセキュリティ対策が求められます。

• Googleアカウントには必ず二段階認証を設定
• スプレッドシートの共有範囲を「関係者のみ」に限定
• 不要になった連携は削除しておく
• 外部ツールのアクセス権限を定期的に見直す

特にZapierやMakeなどの外部ツールを利用する場合、スプレッドシートやフォームへのアクセス権限を第三者に付与する形になるため、設定内容を定期的に確認する必要があります。 便利さだけに注目せず、情報漏洩を防ぐための設定と運用管理をしっかり行うことが大切です。

お問合せデータの管理をもっと効率化するための次のステップとは？

スプレッドシートへの自動展開だけでは、お問合せ情報の活用はまだ入り口にすぎません。業務全体の生産性を高めるには、その先の活用方法を考えることが重要です。 ここでは、データ管理をさらに進化させるための3つのステップとして、CRMやMAツールとの連携、データ分析の活用、そしてチームでのテンプレート共有について紹介します。

CRMやMAツールとの連携を視野に入れる

お問合せ対応の効率化を進めるなら、CRMやMAツールとの連携が効果的です。CRMとは顧客関係管理（Customer Relationship Management）の略で、顧客情報を一元管理するシステムです。MAツールは、マーケティング自動化（Marketing Automation）を支援するツールを指します。 たとえば、次のような使い方ができます。

• フォームから得た氏名・メールアドレスをCRMに自動登録
• 特定キーワードが含まれる問合せを自動でタグ付け
• 問い合わせ後に自動でサンクスメールやステップ配信を開始

代表的なCRMには「Salesforce」「HubSpot」、MAツールには「Marketo」「BowNow」などがあります。ZapierやMakeを使えば、スプレッドシートを介して簡単に連携できます。 顧客対応の質を高めたいなら、CRMやMAツールの導入は避けて通れません。

フォームデータからグラフや分析に展開する方法

集めたフォームデータは、そのまま保管するだけでなく、分析に活用することでさらなる価値を生み出せます。Googleスプレッドシートには、グラフや関数などの分析機能が標準で搭載されています。 以下のような分析が簡単に行えます。

• 月別のお問合せ件数を棒グラフで可視化
• よくあるお問合せ内容をキーワード集計
• 地域別・業種別などの属性分析

さらに、Googleデータポータル（現Looker Studio）を活用すれば、スプレッドシートの内容をグラフや表に変換し、レポート形式で共有できます。 分析により、よくある質問の傾向や営業のターゲットを明確にすることができます。

チームで活用するためのテンプレート共有術

スプレッドシートをチーム全体で活用するには、誰でも使いやすいテンプレートの共有が重要です。テンプレートとは、あらかじめ決まった形式で入力や管理ができる「ひな形」のことです。 効果的なテンプレート共有の方法には次のようなものがあります。

• Googleドライブで「閲覧のみ」に設定して配布
• Googleスプレッドシートの「コピーを作成」機能で複製利用
• 使い方マニュアルをコメント機能で添付

たとえば、社内で「お問合せ管理表」や「対応ステータス一覧」をテンプレート化すれば、新人や別チームのメンバーでも迷わず運用できます。更新ミスや入力漏れも減らせます。 テンプレートの仕組みを整えることで、属人化を防ぎ、チーム全体での情報共有がスムーズになります。

まとめ｜お問合せフォームとスプレッドシート連携で業務効率を大幅アップ

この記事では、お問合せフォームのデータをスプレッドシートに自動で展開する方法について解説しました。 ①フォームの種類ごとの連携方法 ②Googleフォームを使った自動保存手順 ③ZapierやMakeを使った外部サービスとの連携方法 ④ノーコードツールによる業務自動化の可能性 ⑤データ活用を広げる分析・共有のテクニック フォームとスプレッドシートの連携は、ただの入力作業を「価値あるデータ活用」に変える大きな一歩です。自動化と可視化を取り入れることで、チーム全体の生産性も向上します。まずは小さな設定から始め、少しずつ効率化の幅を広げてみましょう。 ファーストクリエイトは愛知県名古屋市を拠点に対面での打ち合わせを重視しているWeb制作会社です。「Webのことは全然わからないので、一からしっかり説明してくれるWeb制作会社を探している」とお悩みの担当者様は、ぜひファーストクリエイトにご相談ください。